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Comment réduire la taille d'un fichier excel? Travailler dans Excel pour les débutants

Cette question est soulevée périodiquement par de nombreuses personnes, notamment au travail. L'auteur de l'article a décidé de rédiger quelques recommandations visant à réduire la taille du fichier Microsoft Excel. En les appliquant, vous pouvez comprendre si vos données gonflent réellement le fichier ou s’il ya beaucoup d’excès dans le fichier.
Il y a des situations où il n'y a qu'une seule feuille dans le fichier, les données qu'il contient sont 1000 lignes et 20 colonnes. Pas de formules, seulement des valeurs. Mais la taille du fichier est prohibitive - disons 10 Mo ou plus. C'est inacceptable. Ou bien il existe différentes formules, mais vous pensez toujours que la taille du fichier ne correspond pas à ce qu'il devrait être. Les actions suivantes doivent être effectuées. sur chaque feuille du livre:

  1. La première chose à retenir - Mais votre fichier n'est pas partagé? Si en général, il est probable que votre fichier soit saturé précisément à cause de cela. Le fait est que lors de la configuration du partage de fichiers, un journal des modifications est conservé par défaut, dans lequel sont enregistrées toutes les actions effectuées dans le livre pour la période spécifiée dans les paramètres. Comment se débarrasser ou changer la période: Excel 2007-2010:Onglet Révision - Accès au livre,Excel 2003:Service - Accès au livre. Allez à l'onglet Détails. Pour commencer, activez l'élément “Ne pas enregistrer le journal des modifications”. Enregistrez le fichier. Définissez ensuite le nombre de jours pendant lesquels vous souhaitez conserver le journal. La valeur par défaut est 30, mais vous pouvez en faire moins si le fichier gonfle beaucoup.
  2. Pour accéder à la feuille, appuyez sur Ctrl + Fin. La dernière cellule de feuille est activée. S'il se trouve en dessous ou à droite des dernières données de la table (ou uniquement des données), supprimez toutes les lignes et toutes les colonnes après les dernières données de la table. Supprimer toutes les lignes. Vous pouvez le faire rapidement comme ça. Cliqué Ctrl + Fin, frappe la dernière cellule. Mettez en surbrillance cette ligne, cliquez sur Ctrl + Maj + Flèche Haut. Toutes les lignes avec la dernière ligne de vos données ont été mises en évidence. En tenant Shift appuyez sur la flèche vers le bas. Même chose avec les colonnes.
  3. Voir la fiche pour le formatage. Le formatage doit être évité ENTIER colonnes ou lignes. Cela provoque le fichier à gonfler. Toute mise en forme qui dépasse les limites du tableau doit être supprimée. Mieux encore, évitez les formats excessifs, surtout si personne d'autre n'utilise le livre. Au lieu de Remplir les cellules - Blanc, sélectionnez «Pas de remplissage». Pour supprimer toute mise en forme des cellules: sélectionnez la plage requise et: pour Excel 2003:Éditer - Effacer - Format. Dans Excel 2007-2010:Onglet Accueil - Effacer - Formats clairs.
  4. Supprimer des objets: Dans Excel 2003:Menu Edition - Aller - Sélectionner - Objets. dans Excel 2007-2010:Onglet Accueil-Rechercher et sélectionner-Sélectionner un groupe de cellules-Objets. Cliquez Supprimer. Tous les objets de la feuille seront supprimés. Certes, il y a une petite chance que vous ayez des objets cachés. Ensuite, vous devez accéder à l’éditeur VBA (Alt + F11)-Ctrl + R. Afficher la fenêtre des propriétés (F4) Trouver un objet dans l'arbre à gauche Ce livre (ThisWorkbook) et dans la fenêtre inférieure des propriétés, la propriété est - DisplayDrawingObjects et mettre la valeur là-bas - -4104-xlDisplayShapes. Ensuite, retournez à la feuille et répétez les opérations de sélection et de suppression des objets décrites ci-dessus. Être sur une feuille d'objets ne signifie pas que vous les voyez. En règle générale, de tels objets tombent sur la feuille après avoir été copiés à partir d'autres fichiers contenant les objets. Les objets dans certains cas sont transportés avec une longueur et une largeur nulles. En conséquence, l'objet n'est pas visible, mais la taille du fichier augmente. Et à chaque copie, sa taille commence à augmenter de façon exponentielle. De plus, le fichier commence à ralentir brutalement même lorsque des cellules sont sélectionnées. Sélectionnez une cellule, vous souhaitez en sélectionner une autre - le fichier a été pensé pendant quelques secondes.
  5. Le livre peut également contenir des feuilles cachées.qui peuvent contenir des informations dont vous n’avez pas besoin et avec lesquelles vous pouvez effectuer les opérations décrites ci-dessus. Vous pouvez trouver comment les trouver en lisant ces articles: Comment faire une feuille cachée? Comment faire une feuille très cachée

Après toutes ces étapes, vous devez enregistrer le fichier pour que les modifications prennent effet. Ensuite, vous pourrez vérifier si la taille du fichier a changé ou non. Je vous conseillerais de sauvegarder le fichier en tant que copie si vous n’êtes pas sûr d’avoir supprimé ce qui n’était vraiment pas nécessaire. Eh bien, c'est tout. J'espère que cet article vous a aidé.

En mon nom personnel, j’ajouterai que le plus souvent, il y a 2 et 4 points. Ainsi, un fichier de 35 Mo a été "guéri". Maintenant, il a une taille de 1,8 Mo.

Réduction de la taille du fichier Excel: actions clés

Par conséquent, avant de prendre une décision concernant la modification de la taille d'un fichier de table, nous allons essayer de déterminer ce qui peut augmenter de manière catastrophique l'espace occupé par le fichier sur le disque dur ou le support amovible. En règle générale, pour ne pas mentionner certains aspects spécifiques, le plus souvent les facteurs suivants ont la plus grande influence sur la taille finale:

  • Format de fichier obsolète
  • Modifier la journalisation pour le partage de fichiers
  • mise en forme inutile de cellules vides (lignes et colonnes),
  • trop d'insertions de critiques,
  • la présence dans le livre de feuilles cachées, d'objets et de noms,
  • un grand nombre de formules et de relations,
  • Grandes tailles de graphiques insérés, etc.

Lors de l'exécution de certaines des actions suivantes, il convient de noter qu'elles peuvent être calculées exclusivement sur les versions de Microsoft Excel 2007 et versions ultérieures. Cependant, certaines opérations peuvent être appliquées dans des packages plus anciens tels que la modification de 2003.

Changer le format du fichier sauvegardé

Commençons par les solutions les plus primitives. Les bases du travail dans Excel pour les débutants concernent uniquement le choix du format de la structure de tableau enregistrée. Certains utilisateurs ordinaires, en particulier ceux qui préfèrent les versions obsolètes de la suite bureautique, ont l'habitude de croire que le format par défaut principal est le format XLS. Jusqu'à un certain temps c'était. Mais ce type de fichier, bien que toujours utilisé, est totalement obsolète. Au lieu de cela, un format XLSX relativement nouveau est proposé comme principal lors de la sauvegarde du tableau, qui est plus petit que l'ancien.

Comment réduire la taille du fichier Excel dans ce cas, apparemment, tout le monde l'a déjà deviné. Il vous suffit de sélectionner le format XLSX lors de l’enregistrement du document dans le champ de type.

Cependant, peu de gens savent que le programme a plusieurs formats «natifs», et le format binaire XLSB semble être le plus intéressant en termes de réduction de taille. Il est encore plus petit.

Ainsi, lorsque vous enregistrez un document, vous pouvez également le sélectionner. Mais il y a quelques difficultés. Notez que si vous devez importer des données à partir d'un fichier Excel, par exemple, dans le programme 1C, vous ne pouvez pas utiliser le format binaire du livre, car il n'est pas pris en charge dans 1C.

Vérifier le partage de documents

L’un des principaux problèmes que l’on peut généralement rencontrer dans les entreprises ou les bureaux est l’ouverture d’une table partagée permettant à plusieurs utilisateurs d’éditer un fichier. Dans ce cas, une augmentation de la taille est également possible, mais toutes les actions visant à modifier le contenu de la table sont enregistrées dans un journal spécial, enregistré directement dans le document et faisant partie intégrante de celui-ci.

En principe, la solution la plus simple et la plus logique serait de fermer l'accès partagé, mais si vous en avez toujours besoin, vous pouvez désactiver la journalisation.

Dans Microsoft Excel 2007 ou dans toute autre version de l'éditeur, vous pouvez effectuer cette opération via le menu de révision, dans lequel l'élément de contrôle d'accès du livre est sélectionné et la journalisation est désactivée via un onglet supplémentaire (par défaut, toutes les actions de l'utilisateur sont enregistrées pendant une période de 30 jours). )

Comment réduire la taille du fichier Excel en réduisant la plage de travail?

Un autre problème séculaire de nombreux utilisateurs est qu'ils oublient complètement que toutes les cellules présentes sur une feuille ou dans un livre ne sont absolument pas nécessaires. Pour un travail confortable, seuls ceux qui disposent de données sont requis. Les autres lors de l'ouverture ou de l'exécution d'autres actions sont automatiquement recalculés, ce qui entraîne une diminution de la vitesse de travail. Vous pouvez déterminer la fin d'une plage à l'aide des raccourcis clavier Ctrl + Fin dans Excel, identiques pour tous les programmes de type bureautique. Dans ce cas, le cadre se déplace vers la toute dernière cellule, en tenant compte à la fois de la ligne et de la colonne.

Si la fin de la plage est très loin dans toutes les directions, sélectionnez les lignes situées sous la dernière ligne contenant les données, puis utilisez la combinaison de Ctrl + Maj et la flèche vers le bas et supprimez la plage sélectionnée, par exemple en sélectionnant la commande appropriée dans le menu RMB. La même procédure devrait être effectuée avec des colonnes supplémentaires, mais utilisez des touches de raccourci Excel avec une flèche vers la droite.

Remarque: notez que vous ne pouvez pas utiliser la touche Suppr. Cela entraînera uniquement le nettoyage des cellules et non la suppression réelle des cellules elles-mêmes. Vous pouvez sélectionner les lignes et les colonnes nécessaires avec la souris tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, en vous déplaçant directement le long des panneaux verticaux et horizontaux portant les désignations numériques ou alphabétiques des cellules. Il n'est pas nécessaire de traduire les lignes en colonnes dans Excel et inversement pour faciliter le travail ou l'affichage d'informations, bien que ce soit facultatif. Après avoir effectué toutes les étapes, le fichier doit être enregistré.

Que faire avec un formatage redondant?

Il est également possible de réduire un fichier Excel de très grande taille en supprimant les mises en forme inutiles (polices, remplissages, styles, retraits, etc.) différents, à la fois pour les cellules vides de la plage de travail et pour celles contenant des données. Dans ce cas, il est nécessaire de sélectionner les cellules nécessaires, puis dans l'onglet principal du bloc d'outils d'édition dans la liste déroulante, sélectionnez l'élément à nettoyer.

Supprimer la révision

L'insertion d'un nombre inutile de révisions, dont l'utilisation n'est pas toujours conseillée, ajoute également du poids au fichier final. Pour supprimer tous les objets de ce type, utilisez l'onglet Révision et l'élément de suppression pour la plage de cellules sélectionnée. Si, pour une raison quelconque, des révisions sont nécessaires, il est préférable de les placer dans une colonne distincte et de les insérer pour chaque ligne si nécessaire.

Supprimer les feuilles cachées

Voyons maintenant comment réduire la taille du fichier Excel en effectuant certaines opérations avec des feuilles masquées. Certains utilisateurs peuvent s'opposer à leur présence dans le livre. Mais que se passe-t-il si la table n’a pas été créée par vous? Le fait que les feuilles ne soient pas affichées parmi les feuilles actives ne signifie pas du tout qu'elles ne sont pas dans le livre ou qu'elles ne sont pas vides.

Dans une telle situation, cliquez avec le bouton droit sur l'étiquette de la feuille en bas de la fenêtre et sélectionnez «Afficher» dans le menu contextuel. Une opération similaire peut être effectuée à partir de la section "Format". Si nécessaire, supprimez simplement les feuilles dans lesquelles il n'y a pas de données.

Supprimer des formules et des relations

Enfin, nous passons à l’option la plus difficile. Parfois, il est conseillé de se débarrasser des formules et des relations utilisées dans les cellules, en les remplaçant par les valeurs habituelles. Comment réduire la taille du fichier Excel? Pour ce faire, il suffit de sélectionner la plage de rangées ou de colonnes souhaitée, puis de la copier dans le presse-papiers via RMB ou Ctrl + C, puis, sans supprimer la sélection, sélectionnez l'insertion dans le menu RMB et utilisez l'élément "Valeurs" dans les options de collage.

Cependant, cette méthode est assez peu pratique s'il y a un grand nombre de feuilles dans le livre. Toutes les valeurs peuvent être remplacées dans Visual Basic Editor (Alt + F11) en écrivant une petite macro illustrée dans l'image ci-dessus. Là encore, il n'est pas nécessaire de convertir les lignes en colonnes dans Excel. Cela n’est pertinent que si vous devez modifier l’orientation de la table principale pour une visualisation ou une modification aisée. Il n'y a aucun autre avantage pratique de telles transformations.

Remarque: lors de l'utilisation de tableaux croisés dynamiques, il est également conseillé de désactiver l'enregistrement des données source directement dans le fichier en sélectionnant l'onglet Données dans les propriétés du tableau.

Supprimer les noms inutiles

En ce qui concerne la présence de noms inutiles, vous pouvez les afficher en utilisant la combinaison Ctrl + F3, mais ils peuvent également être masqués.

Absolument, tous les noms présents peuvent être affichés, encore une fois, en exécutant la macro spéciale présentée ci-dessus. Après cela, débarrassez-vous de tout ce dont vous n’avez pas besoin.

Si la tâche consiste à supprimer absolument tous les noms et toutes les feuilles, appliquez une macro supplémentaire.

Remarque: vous ne devez pas vous laisser emporter par l'utilisation de macros pour automatiser les processus de calcul, car leur nombre excessif peut considérablement ralentir le programme et augmenter la taille du fichier final.

Dépannage des problèmes d'image

Enfin, essayons de comprendre comment réduire la taille du fichier Excel avec des images. De telles actions ne feront pas mal si les fichiers graphiques insérés dans les tables ont une résolution élevée et sont initialement volumineux. L'option la plus simple est considérée comme une pré-édition des tailles et des résolutions des objets graphiques dans tout éditeur (du moins dans Paint), mais une telle technique avec un grand nombre d'images semble prendre beaucoup de temps et les actions entreprises prennent plus de temps. Vous pouvez utiliser ses propres outils de compression dans l'éditeur de feuille de calcul lui-même (il est recommandé de réduire la résolution à une plage d'environ 96 à 150 pixels par pouce). Pour effectuer de telles opérations, vous pouvez utiliser le menu Format et sélectionner l'élément de compression, indiquant en outre l'application de l'action à l'objet sélectionné ou à toutes les images.

Comme pour les noms cachés, les images invisibles sur la feuille sélectionnée sont supprimées en exécutant la macro présentée ci-dessus dans l'éditeur VBA.

En gros, c'est tout ce que l'on peut dire sur la façon de réduire la taille du fichier Excel. Évidemment, certaines actions pour un utilisateur ordinaire ont l'air trop compliquées, d'autres ne seront tout simplement pas nécessaires. Mais, comme on le pense, l’option la plus simple et la meilleure pour réduire la taille occupée par un objet de tableau sur le disque dur est de l’enregistrer dans les formats les plus récents (il est préférable en binaire, car il est peu probable qu’un utilisateur régulier exporte des données vers un autre fichier. programme spécifique). Il reste à dire que les noms de certaines sections du menu, des éléments de sous-menu et des commandes, selon la version de l'éditeur lui-même, peuvent différer (ou être totalement absents). Cependant, dans les versions les plus récentes d'Excel, toutes les solutions décrites fonctionnent sans problème.

Le second. Effacer la plage de feuilles inutilisée.

Si votre classeur Excel contient un tableau avec des données, disons 10 par 10, mais cela ne signifie pas que les autres cellules de la feuille sont vides (cela se produit souvent lors de la copie de données). Vérifier ceci est simple - appuyez sur le raccourci clavier Ctrl + Fin pour voir où la cellule active se déplace. Si elle saute à la dernière cellule avec les données de la feuille de travail - très bien. Et si vous sautez soudainement beaucoup plus vers la droite et / ou que vous descendez "dans le vide" - le problème est grave: Excel se souvient également de toutes ces cellules vides non nécessaires dans le fichier.
Corriger la situation est assez simple, il vous faut pour cela:

    1. Sélectionnez la première ligne vide sous votre table,
    2. Push raccourci Ctrl + Maj + Flèche Bas (après cela, toutes les lignes vides doivent être surlignées à la fin de la feuille dans le livre),

    Rechercher des lignes vides dans Microsoft Excel. Plus de 65 000 lignes vierges ont été trouvées sur la feuille.

  1. Supprimez-les dans le menu du ruban: Accueil - Supprimer - Supprimer des lignes de la feuille (ou touche directe Ctrl + signe moins),
  2. Nous faisons les mêmes opérations de suppression avec les colonnes.
  3. Si votre classeur Excel contient une feuille, passez cette étape et passez à l'étape 6, si vous avez beaucoup de feuilles de calcul dans le livre, les opérations ci-dessus doivent être répétées sur chaque feuille tout en appuyant sur la combinaison de touches. Ctrl + Fin la cellule active n'est pas déplacée vers la dernière cellule avec les données renseignées, mais dans une cellule vide, qui peut être inférieure ou à droite.
  4. Enregistrez notre fichier xlsx nettoyé. Il est maintenant temps de vérifier la taille du fichier:

    Notre fichier Excel de 111 mégaoctets après suppression des lignes vierges est passé à 1,23 Mo.

Comme vous pouvez le constater, des manipulations relativement simples peuvent aider à optimiser les fichiers Microsoft Excel. Le principal consiste à trouver la bonne approche.

Le troisième. Ré-enregistrez le fichier.

Il arrive également que le script ci-dessus ne soit pas une panacée et qu'après avoir résolu le problème, la taille du fichier n'a pas diminué. Nous passons à l'option 2: essayez de sauvegarder le fichier au format Excel binaire. Voir ce qui s'est passé avec moi, en utilisant le même fichier de 111 mégaoctets comme exemple:

Enregistrez le fichier au format binaire .xlsb.

Après la sauvegarde, notre fichier a perdu beaucoup de poids et sa taille a diminué, malgré le fait que nous n’ayons procédé à aucun nettoyage supplémentaire:

"Slim" fichier Excel de 111 mégaoctets après enregistrement au format binaire .xlsb.

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran, notre fichier a commencé à occuper un espace presque 22 fois plus petit, juste en changeant le format de .xlsx à xlsb. L’ouverture s’est faite plus rapidement, sans que nous ayons perdu la fonctionnalité, les formules, les styles et le design du fichier - tout s’est mis en place.

Postface

Format de fichier Pro. Encore une fois Со всей внимательностью отнеситесь к формату файла. Если у вашего Excel-документа формат файла .xls, не поленитесь пересохранить его в новый формат .xlsx. И сейчас я кратко объясню почему это необходимо сделать:

Дело в том, что формат *.xls давно и безвозвратно устарел, Microsoft перетягивает поддержку этого формата от версии к версии лишь для устранения проблем совместимости со старыми документами.

Начиная с версии Excel 2007 компания-разработчик Microsoft ввела новые, современные форматы файлов.

Формат .xlsx - Il s’agit d’un fichier XML structuré, essentiellement archivé, qui, avec la même quantité de données, peut être en moyenne 6 fois plus petit que le fichier .xls obsolète.

Le format .xlsm utilisé pour les macros.

Le format .xlsb - un format binaire 2 fois plus compact mais déjà comparé à .xlsx.

Si vous constatez au travail ou à la maison que des collègues ou des membres de la famille travaillent avec l'ancien format de document Excel, recommandez-leur de le sauvegarder dans un nouveau format moderne. Vieux est l'archaïsme.